T.C

İSTANBUL BEYKENT ÜNİVERSİTESİ

ARŞİV YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam ve Tanımlar

(12.01.2024 Tarih ve 2024/01 Sayılı Senato Kararı)

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı, İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı fakülte, yüksekokul, enstitüler ile araştırma merkezlerinin arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve arşivlik malzemelerin birim arşivlerine ve sonrasında İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’ne teslimine, bilimsel ve yönetimsel amaçlı kullanılmasına; muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları belirlemektir. Ayrıca, İstanbul Beykent Üniversitesi birimlerine ait birim arşivlerinin ve İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nin genel yapısını, çalışma yöntemlerini, İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi ile İstanbul Beykent Üniversitesi birimleri ve Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı arasındaki ilişkiyi ve İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nin hizmet türlerini düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönerge, İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü bünyesindeki tüm birimleri kapsar.

Tanımlar

MADDE 3- (1) Bu yönergede geçen;

a) İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi: İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı birimler ile bu birimlerde üretilen ve kesin sonuca bağlanan; yasal, ekonomik ve yönetimsel nedenlerle saklanıp korunmasına ihtiyaç duyulan evrakın, belge yönetim sistemi gereğince, saklama süreleri dolduktan sonra ayıklanarak imha edildiği, kurumsal değeri dolayısıyla sürekli olarak kurumda saklandığı veya araştırma değerine sahip olanların sürekli saklanmak üzere Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na gönderildiği kurumsal merkez arşivini

b) Birim Arşivi: İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilen, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimini,

c) Aktif Evrak: İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilen, günlük iş akışında düzenli olarak yararlanılan ve bu nedenle üretildikleri birimlerde saklanan evrakı,

d) Arşivlik Evrak: İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilen, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayan, yönetimsel, ekonomik, yasal ve bilgisel değere sahip evrakı,

e) Arşiv Malzemesi: İstanbul Beykent Üniversitesi’ne ait olan ve iş akışında artık yararlanılmayan ve kurumsal değeri dolayısıyla Merkez Arşivi’nde saklanan veya bilgisel değer olarak Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilmesi gereken her türlü yazılı, basılı evrak, defter, resim, plan, proje, harita, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, her türlü elektronik, optik ve manyetik kayıt, baskı ve benzeri belgeler ile malzemeyi,

f) Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı: Arşiv Yönetim Sistemi’nin kullanılmasını sağlayan ve Merkez Arşivi’nin işlevini yerine getirmek üzere hazırlanan bilgisayar programını ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması,

Yönetimi ve Korunması,

Genel Konular

MADDE 4- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi, arşiv malzemesini teslim almak, saklamak, değerlendirip muhafaza etmek, gereksiz belgelerin ayıklama yöntemini belirlemek ve elindeki belgeleri devamlı kullanılır durumda tutmakla görevlidir.

(2) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’ne devredilmesi gereken her tür malzeme İstanbul Beykent Üniversitesi’nin malıdır. Özel mülkiyet konusu olamaz. İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü bünyesinde kurulmuş ve lağv edilmiş birimlerin belgeleri, eğer bu konuda başka bir birim görevlendirilmemişse, İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’ne devredilirler.

(3) İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nde, arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde üniversitelerin Arşivcilik, Kütüphanecilik ve Belge ve Bilgi Yönetimi Bölümlerinden mezun olmuş personel görevlendirilir. Birim Arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görevlendirilecek personel, Kütüphane ve Öğrenme Kaynakları Daire Başkanlığı tarafından önerilir.

(4)  Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na teslim edilene kadar İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nde bulunan arşiv malzemesinin ve İstanbul Beykent Üniversitesi akademik ve idari birimlerinde saklanan arşivlik malzemenin korunmasından ve arşivsel ilkelere uygun biçimde düzenlenmesinden İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü sorumludur.

Saklama

MADDE 5- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan malzeme, saklama planında belirlenmiş olan süreler çerçevesinde, birim ve İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nde saklanır.

(2) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğinde olanlarla, Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilmesi  gerekenlerin  devir  işlemleri,  İstanbul Beykent Üniversitesi  Saklama  Planı’na  göre yapılır.

(3)  İstanbul Beykent Üniversitesi  Merkez  Arşivi’nde belgelerin  saklama  süreleri, Ticaret Kanunu’na göre on yıl, Vergi Usul Kanunu’na ve idari hükümlere göre beş yıldır.

(4) EK 6’da İstanbul Beykent Üniversitesi  Arşiv Malzemesi Saklama Planı verilmiştir.

          Yönetim

MADDE 6- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen arşiv malzemesi, evrakın güncelliğini kaybetmesine veya birim veya şubelerdeki saklama sürelerini doldurmasına kadar korumak üzere Birim Arşivine; sürekli saklamak veya Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredene kadar korumak üzere Merkez Arşivine teslim edilir. İstanbul Beykent Üniversitesi Birim Arşivleri ve Merkez Arşivi, Kütüphane ve Öğrenme Kaynakları Daire Başkanlığı’na bağlı olarak çalışmalarını yürütür.

Koruma Yükümlülüğü

MADDE 7- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü, arşiv malzemesini ve arşivlik malzemeyi  yangın,  hırsızlık,  rutubet,  su  baskını,  toz  ve  her  türlü  hayvan  ve  haşerenin zararlarına karşı korumak için gerekli önlemlerin alınmasından; ısı, ışık, havalandırma ve nem ayarlarının düzenlenmesinden sorumludur.

(2)   Bu sorumluluk;

           a)  Yangın, hırsızlık,  rutubet,  su  baskını,  toza  ve  her  türlü  hayvan  ve  haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınması,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulması,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50–60 arasında tutulması,

           d)  Fazla  rutubeti  önlemek  için,  rutubet  emici  cihaz  veya  kimyevî  maddelerin kullanılması,

           e)  Yılda  en  az  bir  defa  mikroorganizmalara  karşı  koruyucu  tedbir  olarak  arşiv depolarının dezenfekte edilmesi,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesi,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme 12–15 derece arasında) tutulması hususlarını içerir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim ve Kurum Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

MADDE 8- (1) Her yılın Aralık ayları içersinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilir. Bu malzeme ilgili birimlerce her türlü işlemi tamamlanmış ve bu yönergenin 11. maddesinde belirtilen uygunluk kontrolüne tabi tutulduktan sonra eksiklikleri giderilmiş olarak her yılın haziran-temmuz ayları içersinde birim arşivlerine devredilir.

(2) Birimler, ellerindeki arşivlik malzemeyi Ek 2’de verilmiş olan “Birim Arşivi Devir Formu”nu doldurarak ve bu formlar eşliğinde birim arşivine devrederler. Birim arşivi devir formu, arşiv yetkilileri ve ilgili birimin devir işlemini gerçekleştiren görevlilerce listede yazılı bilgiler üzerinde mutabık kalındıktan sonra onaylanır.

(3) Birim Arşivi Devir Formunda, devredilen belgelerin niteliklerini tanımlayan bölümler, belge devreden birim tarafından doldurulur. Birim arşivi devir formları, birim görevlisi tarafından doldurulduktan sonra birim sorumlusu tarafından onaylanır.

(4) Birimler, birim arşivine devredecekleri belgeleri düzenli olarak ve her seferinde 1’

den başlayan sıra numarası vererek formlara işlerler.

(5)  Arşiv  ve  arşivlik  malzeme,  birim  arşivlerinde  işlem  gördüğü  tarihlerdeki  asli

düzenleri bozulmadan saklanır.

(6) Birimler tarafından devredilecek malzemeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık bulunanlar birimlerde beş yıl saklandıktan sonra arşiv görevlileri tarafından ayıklama işlemine tabi tutulur ve birim arşivine devir-teslim işlemi yapılır.

(7) Birim arşivlerinde bulunan malzemenin kullanımını kolaylaştırmak ve yönetmek üzere Arşiv Yönetim Programı’nda envanteri hazırlanır. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı dâhilinde bu envanterler dosya / klasör başına bir kayıt olarak sistemde tutulur.

(8) Birim Arşivlerinde bulunan ve belirtilen saklama sürelerini dolduran her türlü evrak İstanbul Beykent Üniversitesi Saklama Planı’nda belirtilen sürelere uygun olarak saklanmak üzere İstanbul Beykent Üniversitesi  Merkez   Arşivi’ne   devredilir.   Birim   arşivlerinde   ayıklama-imha yapılmaz.

(9) Birimlerde üretilen ve formatları farklılık gösteren tüm malzemeler birimler tarafından beş yıl süre ile saklanır. Bu süre sonucunda arşivlik malzeme özelliği taşıyanlar İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi görevlilerince seçilerek arşive devri gerçekleştirilir.

Merkez Arşivi’ne Devredilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

MADDE  9-  (1)  Kullanım  değerini  yitirmiş  arşivlik  malzeme  İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’ne devredilir.

(2) Arşiv evrakları Aralık ayları içerisinde devredilir.

(3) Birim arşivleri, Merkez Arşivi’ne devredecekleri belgeleri düzenli olarak ve her seferinde “1” den başlayan sıra numarası vererek İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi Devir Formları’na işlerler.

(4)  Merkez  Arşivi  Devir  Formu’nda,  devredilen  belgelerin  niteliklerini  tanımlayan

bölümler  belge  devreden  birim  arşivi  tarafından  doldurulur.  Ek  1’de  verilen Merkez Arşivi Devir Formları, arşiv görevlisi tarafından doldurularak Kütüphane ve Öğrenme Kaynakları Daire Başkanlığı tarafından onaylanır.

(5) Merkez Arşivi, temel çalışma kuralı olan fonların bölünmezliği prensibine bağlı kalarak aynı birimden gelen belgeleri dağıtamayacağı gibi, bu belgelerle diğer birimlerden gelen belgeleri de karıştırmayacaktır. Devredilecek malzemeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemi ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir.

(6) Merkez Arşivine birim arşivlerinden devredilen malzemenin kullanımını kolaylaştırmak ve yönetmek üzere envanterleri hazırlanır. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı dâhilinde bu envanterler dosya / klasör başına bir kayıt olarak sistemde tutulur.

(7) Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilecek malzeme İstanbul Beykent Üniversitesi mührü ile mühürlenir. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı dâhilinde Merkez Arşive ait olduğunu gösteren barkot etiketleri yapıştırılır.

Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na Belge Devri

Madde  10-  (1)  İstanbul Beykent Üniversitesi  Rektörlüğü  kendi  açısından  aktif  kullanım değerini yitirmiş arşiv malzemelerini Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devretmekle yükümlüdür.

(2) Devir işlemleri her yılın Ağustos ayı içinde gerçekleştirilir.

(3)  İstanbul Beykent Üniversitesi  Rektörlüğü, Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredeceği belgeleri düzenli olarak ve her seferinde 1’ den başlayan sıra numarası vererek Ek 5’te belirtilen Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu’na işler.

(4) Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu’nda, devredilecek dosyaların niteliklerini tanımlayan bölümler İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü arşiv görevlileri tarafından doldurulur ve Kütüphane ve Öğrenme Kaynakları Daire Başkanlığı tarafından onaylanır.

(5) Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilecek malzemeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemi ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir.

(6) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen serilere ait dosyalardan örnekleme yöntemiyle   dosyalar   tutar.   Bunları   sürekli   saklanmak   üzere Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na  devredilen diğer malzemelerle  birlikte  devreder.

Uygunluk Kontrolü

MADDE 11- (1) Birim Arşivleri ile İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’ne devredilecek belgeler, devir prosedürüne uygunluk kontrolünden geçirildikten sonra Birim ve İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi görevlilerince teslim alınır. Bu uygunluk kontrolü çerçevesinde;

a) Her birimin devirleri arasında dosya numarasında bir atlamanın olup olmadığına,

b) Dosyalar içinde bulunan evrakın en eski tarih en altta ve en yakın tarih en üstte olmak kaydıyla tarihsel sıraya konulup konulmadığına,

c) Klasörlerin ve dosyaların/defterlerin, ciltlerin, zarfların ait oldukları birim adının, numarasının ve ait oldukları işlem yıl/yılların yazılıp yazılmadığına,

d) Ciltlenmesi gerekenlerin ciltlenip ciltlenmediğine,

e) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

f) Sayfa ya da eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır. Bir eksiklik veya kusur varsa düzeltilir.

(2) Uygunluk kontrolü, birim personeli ve bu işle görevlendirilmiş bir arşivci ile birlikte

gerçekleştirilir.

Arşive Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

MADDE 12- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve günlük iş akışı içinde sürekli olarak kullanılan materyal ve kişisel evraklar ile Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri malzemeler, birim arşivlerine, İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’ne veya Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilmezler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birim ve Kurum Arşivlerinden Yararlanma ve Yararlandırma

İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi ve Birim Arşivlerinden Yararlanma

MADDE 13- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi bünyesinde yürütülen çalışmalarda kullanılmak üzere, birimlere ait -gizli belgeler hariç- tüm belgelerden Kütüphane ve Öğrenme Kaynakları Daire Başkanlığı’nın ve akademik ve idari birim sorumlularının onayıyla yararlanılabilir.

(2) İstanbul Beykent Üniversitesi birim ve Merkez Arşivi’nden alınan belgeler, yalnızca kurum içinde kullanılır. Arşiv belgeleri, izin alınmaksızın kurum dışına çıkartılamaz.

(3) Ek 4’te belirtilen Belge Ödünç / İade Formu doldurulmaksızın İstanbul Beykent Üniversitesi merkez ve birim arşivlerinden herhangi bir belge ödünç verilemez.

(4) Merkez ve birim arşivlerinden belge ödünç verme süresi bir haftadır. Bu süre, geçerli gerekçe gösterildiği takdirde uzatılabilir. Elindeki belgeyi bir hafta içinde veya verilen ek süre dolduktan sonra iade etmeyenlere uyarıda bulunulur.

(5) Merkez ve birim arşivlerinden ödünç belge talebinde bulunan kişi veya birimlerin istedikleri belgenin arşiv referans numarasını bildirmesi zorunludur. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar  Programı  kullanılması  halinde  ödünç  iade  işlemleri  programın  ödünç  /  iade modülü,  iş akışları doğrultusunda gerçekleştirilir.

(6) Arşiv belgelerine zarar verenler, kurum malına zarar vermiş sayılırlar.

(7) Kurumun iş akışında kullanılmakta veya Birim Arşivlerinde korunmakta olan her türlü belgeden kurum dışı yararlanma, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında özel ve tüzel kişilere tanınan haklar saklı kalmak kaydıyla yasaktır.

Arşivlerden Yararlandırma

MADDE 14- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi, yalnızca İstanbul Beykent Üniversitesi bünyesinde hizmet vermek için kurulmuş olup dış taleplere cevap verebilmesi İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’nün iznine bağlıdır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesinin Gizliliği ve Gizli Belgeler

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

MADDE 15- (1) Bu yönetmelik hükümlerini uygulayacak ve arşiv belgesinin toplanması ve muhafazasından sorumlu bütün görevlilerin, ellerinde biriken belgeler hakkında açıklamada bulunmaları yasaktır.

Gizli Belgeler

MADDE 16- (1) Üretildikleri birimlerce gizli olduklarına karar verilen belgeler, birim arşivlerine ve Merkez Arşivi’ne devredildikten sonra gizliliklerini korurlar.

(2)  Belgelerin   gizlilik  özelliğinin  kaldırılması,  ilgili  birimlerden  alınan  bilgiler

doğrultusunda İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü onayı ile olur.

(3) Gizli belgeler, birim arşivlerine ve Merkez Arşivi’ne teslim edildiklerinde, kendileri için hazırlanan özel bölümlerde korunur. Bu belgelere erişim, arşiv yöneticisi ve İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü tarafından yetkili kılınan kişilerle sınırlıdır.

(4)  Gizli  belgeler,  diğer  belgelerden  ayrı  olarak  ve  kendileri  için  özel  olarak düzenlenmiş formlar eşliğinde birim arşivlerine ve Merkez Arşivi’ne indirilir ve bizzat birim arşivleri ve Merkez Arşivi yöneticisine teslim edilir.

(5) Rektörlük makamı, birim arşivlerinde ve Merkez Arşivi’nde bulunan ve gizli özellik taşıyan veya taşımayan her türlü belgeden yararlanır. Ancak, gizli belgeyi devreden birim yöneticisi, yalnızca kendi birimine ait belgelerden gereksinim duyduğunda yararlanır. Diğer birimlerin gizli belgelerden yararlanmaları ise, İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’nün iznine bağlıdır.

ALTINCI BÖLÜM

Arşivin Kurum ve Yurt Dışına Çıkarılması

Arşivin Kurum Dışına Çıkarılması

MADDE 17- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı birimler tarafından üretilen ve  arşiv  malzemesi  niteliğine  kavuşmuş  olan  materyal,  arşivlerden  veya  bulundukları yerlerden sergi ve benzeri bilimsel ve kültürel faaliyetler kapsamında izinsiz olarak kurum dışına çıkartılamaz. Kurum dışına çıkış izni, İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü tarafından verilir.

(2) İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğinde olan materyal, izinsiz olarak kurum dışına çıkartılamaz. Kurum dışına çıkış izni, geçici olmak kaydıyla, İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü tarafından verilir.

Arşivin Yurt Dışına Çıkarılması

MADDE 18- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğine kavuşmuş olan materyal, izinsiz olarak yurt dışına çıkartılamaz. Yurt dışına çıkış izni, İstanbul Beykent Üniversitesi Senatosu tarafından verilir.

(2) Arşiv belgeleri, arşivlerden veya bulundukları yerlerden sergi ve benzeri bilimsel ve kültürel faaliyetler kapsamında İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’nün teklifi ve Dışişleri Bakanlığı’nın görüşü üzerine her türlü hasar, zarar, tehdit veya tecavüz ihtimaline karşı gideceği ülke makamlarından teminat alınmak ve sigortalanmak şartı ile Başbakanlık izniyle yurt dışına, geçici olarak çıkarılabilir.

Genel Konular

MADDE 19- (1) Merkez Arşivi’nde uygulanacak ayıklama ve imha işlemleri kurulacak

olan İstanbul Beykent Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından gerçekleştirilir.

(2) Arşiv malzemesi niteliğine sahip olmayan  belgeleri ayıklama ve imha yöntemi

18 Ekim 2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile 16 Temmuz 2018 tarih ve 30480 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nin ilgili hükümlerine göre belirlenir.

(3) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’ne bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğine sahip olmayan belgelerle Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na örnekleri gönderilecek olan arşiv malzemesi ayrıldıktan sonra geriye kalanlar, Saklama Planı’nda belirlenmiş olan süreler dikkate alınarak imha edilir.

(4) Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na teslim edilene kadar Merkez Arşivi’nde bulunan arşiv malzemesinin ve İstanbul Beykent Üniversitesi akademik ve idari birimleri tarafından saklanan arşivlik malzemenin korunmasından ve arşivsel ilkelere uygun biçimde düzenlenmesinden İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü sorumludur.

Ayıklama İşlemleri

MADDE  20- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi  Rektörlüğü  akademik  ve  idari  birimleri tarafından, iş akışında aktif olarak kullanılanlarla, kanun ve diğer mevzuatlar çerçevesinde saklanması gereken evrak, aktif kullanım değeri ortadan kalkmadıkça ve mevzuatta belirlenen süreler dolmadıkça ayıklanamaz. Bunun dışında kalan evrakın ayıklama işlemleri, İstanbul Beykent Üniversitesi Saklama Planı’nda belirlenen esaslar çerçevesinde yapılır ve bu hususta evrakı üreten birimlerin de görüşü alınır.

(2) Ayıklama işlemleri, arşiv görevlilerinin birim sorumlularına danışmaları sonucunda yapılır.

(3) İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nde belgelerin saklama süreleri, Ticaret Kanunu’na göre on yıl, Vergi Usul Kanunu’na ve idari hükümlere göre beş yıldır. Belirtilen sürelerini doldurmamış belgeler üzerinde ayıklama işlemi uygulanamaz.

(4) Ayıklama işlemleri yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına

öncelik verilir.

(5) İstanbul Beykent Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Yönetmeliği kapsamına giren ve kurumsal yapılanmalardaki değişiklikler nedeniyle kapatılan birimlere ait eski malzemenin ayıklama işlemleri için kurulacak İstanbul Beykent Üniversitesi Arşiv Ayıklama-İmha Komisyonu, kapatılan birimin sorumluluklarını üstlenmiş birimden veya kapatılan birimin hizmet alanları hakkında bilgili olan görevli arasından seçilecek üyelerle kurulur.

(6) Birim arşivlerinde ayıklama işlemi -zarflar ve müsveddeler hariç- yapılamaz. Ayıklama işlemi, İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nde yapılır. Merkez Arşivi’ne devredilmesinde çeşitli nedenlerle güçlükler yaşanması durumunda ayıklama işlemi, birim arşivlerinde Merkez Arşivi görevlilerince yapılabilir.

(7)  Cari  işlemlerde  fiilen  rolü  bulunan,  saklanmaları   belli  sürelerde   kanun  ve diğer mevzuatla belirlenenler (özel mevzuat hükümlerine göre gerekli görülenler) ile herhangi   bir  davaya   konu   olan  malzeme,   İstanbul Beykent Üniversitesi  Saklama   Planı’nda belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama işlemine tabi tutulamazlar.

(8) İstanbul Beykent Üniversitesi bünyesinde bulunan eski harfli Türkçe belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilir.

İmha İşlemleri

MADDE  21- (1) Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre birimi, yılı, içeriği, biriminde aldığı tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl esas alınmak üzere ayrılarak tasnif edilir.

(2) İmha edilecek malzemenin özelliğine göre, üretildiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha halinde Evrak İmha Listesi hazırlanır. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı kullanılması halinde program içerisinde bulunan Saklama Planı doğrultusunda ve Ayıklama / İmha modülünün iş akışları çerçevesinde imha komisyonu üyeleri imhalık belgeleri onaylarlar ve Merkez Arşiv yöneticisi de gerekli ayıklama ve imha işlemlerini yapar.

(3) İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir ve

Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

(4) Kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun nihai kararı ile yapılır. Ancak hazırlanan evrak imha listeleri, 18 Ekim 2019 tarihli Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 21. Maddesi gereğince, Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın uygun görüşü alındıktan sonra, İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’nün onayı ile kesinlik kazanır.

(5) İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü, aynı tür ve niteliğe sahip malzemeyi;

birer örnek saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutar.

(6) Ayıklanmaları ve imhaları onaylanan belgeler, üçüncü şahısların eline geçmeyecek şekilde imha edilir.

(7)  Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları   belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, saklama planında  belirtilen süre ve mevzuatın  tayin  ettiği  zaman  sınırı  içerisinde  ve/veya  davanın  sonuçlanmasına  kadar imha işlemine tabi tutulamazlar.

(8)  İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörlüğü’nce onaylanan evrak imha liseleri

 İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi tarafından sürekli saklanır.

(9) Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, çeşitli nedenlerle zamanında İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’ne intikal ettirilmeyen ve korunmasına gerek olmayan malzemeyi Merkez Arşivi’ne devredilmesinden sonra imha işlemine tabi tutar.

(10)   İmha   edilecek   malzeme, başkaları   tarafından   görülüp   okunması   mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılır. Bu işlem İstanbul Beykent Üniversitesi arşiv görevlilerinin denetiminde yapılır.

(11) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin (gizli belgeler vb.) imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

(12) İmha edilecek malzeme; iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır.

(13)  Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, imha işlemlerinde tereddüt ettikleri noktalarda,

 Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’nın görüşünü talep eder.

(14) Sınav kağıtları, ödevler, projeler, laboratuvar ve staj raporları gibi evraklar son işlem gördükleri tarihten itibaren 5 (beş) yıl süre ile bekletildikten sonra, ilgili fakülte dekanlığı enstitü müdürlüğü ve yüksekokul müdürlüğünce alınan yönetim kurulu kararıyla bu sürenin sonunda normal usuller uyarınca imha edilir.

(15) Elektronik ortamda üretilen Ölçme ve Değerlendirme Evrakları, üniversite bilgi depolama   cihazlarında   Bilgi   İşlem   Daire   Başkanlığı   tarafından   önerilen, Üniversite Rektörlüğü tarafından onaylanan güvenlik önlemleri dahilinde muhafaza edilir. Elektronik sınav, ders, proje ve benzeri evrakların saklama ve muhafaza süresi, üretildikleri akademik yıldan itibaren beş yıldır. İlgili birimlerin Yönetim Kurulu Kararı ile bu sürenin sonunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından imha işlemleri yapılır.

(16) Mezuniyet işlemi onaylanan enstitü öğrencilerine ait projeler işlem gördükleri tarihten itibaren CD kopyası enstitü tarafından muhafaza edilerek 5 (beş) yıl süre ile arşivlenir ve basılı formattaki projeler süresi dolduktan sonra enstitü müdürlüğünce alınan yönetim kurulu kararıyla bu sürenin sonunda normal usuller uyarınca imha edilir.

İstanbul Beykent Üniversitesi Arşiv Ayıklama Ve İmha Komisyonu

MADDE 22- (1) İstanbul Beykent Üniversitesi Merkez Arşivi’nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, İstanbul Beykent Üniversitesi Yönetim Kurulu tarafından Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 19. maddesi uyarınca İstanbul Beykent Üniversitesi Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur.

(2) Kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası,

Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun nihai kararı ile yapılır.

(3) Her yıl Arşivde yapılan ayıklama işlemi sonucunda Arşiv Ayıklama ve İmha

Komisyonu’na sunulan Evrak İmha Formu’nda bulunan listeler için nihai karar verilir. (EK 3)

(4) Merkez Arşivi’nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amiri olan Kütüphane ve Öğrenme  Kaynakları  Daire  Başkanlığı  veya  kurum  arşiv  sorumlusunun  başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memurla, ilgili birimin sorumlusu tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve deneyim sahibi iki temsilciden oluşacak beş kişilik bir Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Beş kişilik bir komisyon kurulamaması durumunda, bu komisyon en az üç kişiden oluşturulur.

(5) Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen serilere ait dosyalardan örnekleme yöntemiyle dosyalar tutar.

(6)  Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin saklanmasına karar verilmiş sayılır.

(7) İmhası reddedilen malzeme sonraki dönemde Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından yeniden değerlendirmeye tabi tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yasal Dayanak

MADDE 23- (1) Bu yönerge,

          a)  28 Eylül 1988 tarih ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun,

        b) 10.10.1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun,

          c)  18 Ekim 2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır:

Yürütme

MADDE 24- (1) Bu yönerge hükümlerini İstanbul Beykent Üniversitesi Rektörü yürütür.

Yürürlük

MADDE  25- (1) Bu yönerge, İstanbul Beykent Üniversitesi Senatosu’nun kabulünden  ve Mütevelli Heyeti’nin onayından sonra yürürlüğe girer.